Por ejemplo, Microsoft lanzó en el año 1987 una hoja de cálculo llamada MS Excel, la cual es una de las aplicaciones más usadas alrededor del mundo en muchos sectores económicos distintos incluyendo la Banca, Gobierno hasta las PYMES. De esta forma, cada usuario que utilice Excel lo puede adaptar a sus propias necesidades. En aquel entonces, Microsoft hace una gran jugada que logró recortar sus costos: crea un software una sola vez 1 y vende el mismo producto a millones de empresas y usuarios.2
Otro claro ejemplo sería iTunes de Apple, un servicio de música en el cual los usuarios pueden escuchar y descargar canciones de los artistas preferidos, comprando canciones de forma individual sin tener que comprar el álbum completo.
No obstante, al ser programas genéricos no satisfacen todas las necesidades que tienen las empresas, muchas veces interfiriendo con sus procesos, siendo difícil de manejar el núcleo del negocio debido a que no se pueden tomar decisiones de manera oportuna y eficiente.
Generalmente, las empresas no ven rentabilidades reales cuando se realiza un software a la medida debido a que creen que será mayor el costo que el beneficio. Sin embargo, existen una serie de pros los cuales superan con creces los contras.
A continuación se destacan cinco importantes beneficios que una empresa obtiene al contratar un desarrollo de software a la medida.
- Integración: Generalmente las empresas ya poseen sistemas (sean computarizados o manuales), los cuales necesitan o producen información para la debida toma de decisiones. Cuando se hace un desarrollo a la medida, se realiza un análisis de los sistemas existentes y el impacto que tendrá la nueva aplicación sobre los mismos: evaluando la información que ya se tiene y que pueda reutilizarse de materia prima, y/o determinando las formatos de la información que resultará del nuevo sistema y cómo alimentará otros sistemas.
- Escalabilidad: El software hecho a la medida es más escalable que el software genérico. Aunque depende de la negociación entre el cliente y la empresa de desarrollo de software, generalmente el cliente es dueño del código fuente de la aplicación. De esta manera, cuando hayan nuevas necesidades, nuevos procesos o cambios de requerimientos, es más fácil adaptar el software ya existente, y por consiguiente, el software puede adaptarse o extenderse a otras áreas del negocio que antes no cubría; haciendo los procesos más ágiles y confiables, por lo que ayuda a enfocar la información relevante que se utiliza en la toma de decisiones de forma eficiente.
- Soporte y Mantenimiento: Cuando se realiza un desarrollo a la medida, la compañía desarrolladora vela por el buen uso del software y que cumpla con las necesidades pactadas, es decir, que el software esté alineado perfectamente con los resultados que se esperan, o que se minimicen los errores que pueda presentar el sistema, por ejemplo que no tenga conflictos con otras aplicaciones previamente instaladas. Para minimizar los errores, las empresa de desarrollo cuenta con varias estrategias, entre las cuales se pueden mencionar:
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- Realizar un estudio exhaustivo de las necesidades y requerimientos de los clientes para realizar un diseño del software
- Seleccionar las herramientas de desarrollo más adecuadas que alcancen un nivel óptimo en la aplicación
- Tener permanente comunicación con los clientes
- Tener un departamento de aseguramiento de la calidad del software (QA)
- Contratar desarrolladores de software especialistas en las herramientas de diseño y desarrollo seleccionadas
- Tener metodologías de desarrollo que agilizan y estandarizan el proceso de desarrollo, permitiendo una rápida implementación y mayor impacto cuanto antes.
- Disponibilidad: La información es una fuente que guía a la empresa. Por tal motivo, es vital que esté disponible 24 horas al día. No obstante, se debe realizar un análisis detallado sobre el tipo de información que cada usuario puede acceder y controlar. En el desarrollo del software a la medida se tiene en cuenta los datos como materia prima para la producción de información y de esta forma, realizar reportes, estadísticas y demás que vayan en la consecución de los objetivos planteados por la empresa, es una actividad vital que debería estar disponible en todo momento y lugar.
- Costos: No importa cuál sea el presupuesto, siempre puede contar con que la inversión que se haga en el desarrollo de un software va a traer beneficios económicos en un futuro tales como reducción de tiempos, disminución de capacitaciones, disminución de procesos manuales y fuentes de errores propiciados por el talento humano; ahorro en el tiempo de toma de decisiones que impactan positivamente a la empresa. Muchas personas ven el costo del desarrollo de software a la medida como una desventaja, quizá lo es en el corto plazo, pero a mediano y largo plazo se obtiene una reducción significativa de costos gracias al aporte del software a la medida en la organización, siendo así más rentable tener una buena aplicación o página web que un software genérico.
En conclusión, y tomando como ejemplo un caso práctico, a veces una persona prefiere un pantalón azul talla S porque es el que está de moda o es más barato (no siempre), en lugar de utilizar un pantalón de su talla y color deseado que a la postre le resulte más cómodo y se amolde mejor a sus necesidades. Algo parecido sucede si la empresa opta por implementar un software genérico, ya que se cae en el grave error de que los datos, procesos e información deben adecuarse al software seleccionado, lo cual podría llevar consigo costos innecesarios y perjudicar el funcionamiento general de la empresa.
Notas
1 No se tiene en cuenta las actualizaciones del programa que tiene derecho aquel que obtenga el producto.
2 Esto se puede realizar sin entrar en mayores costos de producción al considerarse los programas informáticos como productos intangibles. Por tal motivo, se puede crear una sola vez y clonar tantas veces que se desee.
