¿Quién es el Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica?
El Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica fue fundado en 1902 con el propósito de establecer un marco legal y reglamentario en el sector farmacéutico del país. Su misión es responder a las expectativas de salud de la sociedad, satisfacer las necesidades de salud pública y cumplir con las demandas de los profesionales colegiados.
Entre sus funciones principales destacan:
- Garantizar la calidad en la atención farmacéutica.
- Regular y supervisar el ejercicio profesional.
- Impulsar la educación continua y el desarrollo profesional.
- Promover políticas de salud pública.
- Proteger el ejercicio profesional.
Además, el Colegio desempeña un rol clave en la fiscalización de los establecimientos farmacéuticos, asegurando su correcto funcionamiento y cumplimiento de la normativa vigente.
Actualmente, supervisa más de 2.000 farmacias, laboratorios y establecimientos del sector salud en todo el país.
El desafío: Modernización de procesos de fiscalización
Históricamente, la fiscalización de establecimientos farmacéuticos evolucionó desde simples verificaciones de la presencia de personal colegiado, hasta convertirse en una herramienta integral para garantizar el cumplimiento normativo. Sin embargo, el proceso presentaba múltiples desafíos:
- Uso excesivo de papel y copias en carbón frecuentemente ilegibles.
- Retrasos en la entrega de informes a los involucrados.
- Imposibilidad de sistematizar y tabular la información de forma eficiente.
El Colegio necesitaba una solución que permitiera digitalizar el proceso, entregar reportes de manera rápida y legible, y facilitar el análisis de datos para la toma de decisiones. Así, la implementación de la tecnología en esta área se convirtió en una prioridad.
La solución: Captudata como plataforma integral
El Colegio de Farmacéuticos optó por implementar Captudata, una plataforma SaaS (software como servicio) que permite digitalizar procesos de captura y gestión de datos. La herramienta fue elegida por su versatilidad, escalabilidad y capacidad de personalización.
Tamara Mora, fiscal adjunta del Colegio, explica:
“La intención fue tener un proceso de digitalización completo que subsanara todos los puntos críticos que se venían presentando”.
¿Por qué Captudata?
Captudata ofreció una solución adaptada a las necesidades específicas del Colegio:
- Digitalización total del proceso de fiscalización.
- Reducción del uso de papel y entrega rápida de informes mediante correo electrónico.
- Creación de formularios digitales ajustables, permitiendo la verificación de cada ítem con evidencia multimedia (fotos, videos, audio y texto).
- Sincronización automática de datos en la nube, permitiendo la visualización en tiempo real por parte de otros fiscalizadores e involucrados.
Según Tamara Mora:
“Fue un proceso de crecimiento para todos. Inicialmente era más complejo porque arrancamos de cero, evaluando nuestras necesidades y viendo cómo Captudata se adapta a las expectativas del Colegio”.
La colaboración fluida entre el Colegio y Captudata fue clave en la implementación:
“Ha sido una relación de confianza, con una respuesta ágil por parte del equipo de Captudata. Han tenido apertura para implementar las mejoras que hemos sugerido”.
Resultados obtenidos
Gracias a la implementación de Captudata, el Colegio de Farmacéuticos ha logrado resultados significativos:
- Optimización del tiempo y recursos:
- Reducción del tiempo invertido en generación de informes.
- Ahorro económico en insumos como el papel.
- Mayor eficiencia y satisfacción:
- Entrega rápida y legible de informes a los colegiados y demás partes involucradas.
- Mejor aceptación del uso de tecnología entre usuarios y fiscalizadores.
- Impacto ambiental positivo:
- Reducción del uso de papel, contribuyendo a una operación más sostenible.
- Evidencia multimedia:
- Posibilidad de respaldar las fiscalizaciones con fotos, videos y comentarios detallados.
Tamara Mora resume los beneficios:
“Incorporar el factor tecnológico ha sido bien aceptado por los usuarios y nos ha permitido ser más eficientes. Los colegiados ahora tienen sus informes de forma rápida y el proceso es más claro y preciso”.
Además, el impacto ha sido notorio en la percepción de los colegiados:
“Les parece curioso porque siempre nos veían llegar con ese montón de papeles, y ahora llegamos con el celular. Siempre nos preguntan cómo funciona la herramienta y qué opciones nos brinda”.
Un futuro digital para el Colegio de Farmacéuticos
La implementación de Captudata no solo optimizó el proceso de fiscalización, sino que también motivó al Colegio a explorar nuevas oportunidades de digitalización en otros procesos manuales. La eficiencia y precisión alcanzadas refuerzan la visión de modernización y mejora continua.
Con esta solución, el Colegio ha optimizado la supervisión de más de 2.000 establecimientos a nivel nacional, elevando la calidad del control y fortaleciendo su rol regulador.
Como resultado, el Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica se posiciona como una institución que aprovecha la tecnología para brindar un servicio de calidad, transparente y eficiente, satisfaciendo las necesidades de sus colegiados y adaptándose a los desafíos del futuro.
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